Outlook is een veelgebruikt e-mailprogramma. Net als bij de andere Officeprogramma’s is er zoveel meer mogelijk dan je denkt. Je moet het alleen maar weten. Gelukkig ben ik hartstikke nieuwsgierig en ontdek ik graag mogelijkheden waardoor je slimmer werkt in plaats van harder. En die mogelijkheden deel ik graag met jou!

5. Automatisch weggegooide mail automatisch als gelezen markeren

Een functie die ik zelf bewust NIET gebruik. Het leegmaken van mijn prullenbak is geen automatisme voor me. Daarom laat ik de weggegooide e-mail op ongelezen staan. Een hoog getal activeert mijn brein dat het tijd is om mijn prullenbak te legen. Maar misschien wil jij juist wel weggegooide mail gelijk als gelezen markeren.

Zo doe je het:

• Ga naar Bestand en kies Opties (staat bijna onderaan).
• Klik op E-mail.
• Scroll helemaal naar beneden tot je bij de groep Overige bent.

Activeer de optie ‘Berichten markeren als gelezen wanneer ze worden verwijderd’ door in het vakje te klikken.

Bevestig met OK.

Dit zijn nu van die schermen waarbij ik je adviseer om ze gewoon eens door te lopen, zodat je een beeld krijgt van wat er allemaal mogelijk is.

6. Nooit meer hetzelfde typen met: Snelonderdelen (bouwstenen)

Typ je regelmatig dezelfde teksten? Bijvoorbeeld het zinnetje: Alle genoemde bedragen zijn exclusief 21% btw. Of misschien wel hele alinea’s omdat je vaak dezelfde vragen per e-mail ontvangt. Dan mag je nu van blijdschap in de lucht springen, want dat hoef je never nooit meer te typen dankzij Snelonderdelen.

Dit is de korte instructie voor het opslaan:

• Selecteer de tekst die je vaker gebruikt.
• Ga naar het tabblad Invoegen.
• Kies in de groep Tekst voor Snelonderdelen.
• Kies Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen.
• Je krijgt een pop-up waar je het een en ander kunt invullen, zoals naam, galerie en categorie. Een uitgebreide toelichting van Microsoft zelf lees je hier:Snelonderdelen (microsoft.com)

Tip: gebruik een logische (korte) naam voor veelvoorkomende teksten

Plaatsen van je opgeslagen tekst (gebruiken van je snelonderdeel/bouwsteen):

• Ga naar de plaats in je e-mail waar je je ‘bouwsteen’ wilt invoegen.
• Ga naar het tabblad ‘Invoegen’.
• Kies ‘Snelonderdelen’ en klik de lijst je standaard tekst aan.

Kan dat nog sneller tip?

Zeker: typ de naam van het snelonderdeel in je e-mail en daarna op F3. De naam wordt vanzelf gewijzigd in de tekst die je als snelonderdeel hebt opgeslagen.