Outlook tips: werk slimmer, niet harder (5)

Outlook is een veelgebruikt e-mailprogramma. Net als bij de andere Officeprogramma’s is er zoveel meer mogelijk dan je denkt. Je moet het alleen maar weten. Gelukkig ben ik hartstikke nieuwsgierig en ontdek ik graag mogelijkheden waardoor je slimmer werkt in plaats van harder. En die mogelijkheden deel ik graag met jou!

9. Favorieten, zo zet je die handig in

Favorieten zijn snelkoppelingen naar mappen. Je kunt ze voor een heel postvak gebruiken of voor een archiefmap. Favorieten worden links bovenaan weergegeven, de ideale plek dus voor veelgebruikte mappen. Of handig bij een project waarover veel gemaild wordt. En het gaat zo simpel, dat ze hun naam waard zijn.

• Rechtsklikop de map die je aan je Favorieten wilt toevoegen.
• Klikop Toevoegen aan Favorieten.

Heb je de map niet meer nodig in Favorieten? Het verwijderen gaat net zo simpel.

• Rechtsklikop de map die je uit je Favorieten wilt verwijderen.
• Klikop (je raadt het al) Verwijderen uit Favorieten.

Tip: Als snel en overzichtelijk tot je favoriete woorden behoren, dan is het blog Snelle Stappen in Outlook trouwens ook een aanrader!

10. Zoekmappen (of beter gezegd Snel Gevonden Mappen)

Wat is een zoekmap in Outlook eigenlijk? Een zoekmap is een virtuele map waarin alles staat weergegeven dat aan bepaalde criteria voldoet. Er zijn al wat vooraf gedefinieerde zoekmappen zoals ongelezen e-mail, e-mail van en aan bepaalde personen of grote e-mail. Dit werkt eigenlijk zo’n beetje als Regels in Outlook; je hoeft alleen nog maar de variabelen in te vullen.

Maar je kunt ook zelf een zoekmap from scratch maken. Zo maak je een zoekmap:

• Scroll naar beneden tot je de zoekmap tegenkomt (staat helemaal onderaan).
• Rechtsklik op Zoekmappen en klik op Een nieuwe zoekmap maken.
• Kies bijvoorbeeld de voorgedefinieerde zoekmap Grote E-mail als je schijf vol dreigt te raken.
• Stel dan in welke e-mailgrootte je wilt zien, bijvoorbeeld 1000 KB.
• En voilà, je krijgt een overzicht van alle e-mails die groter zijn dan 1000 KB.

Op dezelfde manier krijg je ook een overzicht van alle e-mails die je met opvolgen gemarkeerd hebt en ga zo maar verder. Je kunt de map in je zoekmappen laten staan of je verwijdert de map weer met één simpele rechtsklik. No worries: de e-mails blijven allemaal op hun oorspronkelijke plek staan.